Fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang
kelancaran aktifitas perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relative kecil
tidakefektif jika menggunakan cek.
Hal ini
disebabkan karena penarikan cek membutuhkan waktu yang lama, akan tetapi dengan
adanya dana kas kecil semua pengeluaraan tersebut dapat dilakukan dengan
segera biasanya pengeluaran yang
termasuk dalam kas kecil sifatnya pengeluaran yang sifatnya rutin. Adapun pengeluaran-pengeluaran
yang dilakukan memnggunkan dana kas kecil adalah biaya-biaya sebagain berikut:
Biaya Makan Minum
Biaya perlengkapan
Biaya perlengkapan kantor
dan sebagainya
5. Tujuan Pembentukan dana kas Kecil
Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas
kecil , sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas
kecil dan membuat catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan
perusahaan.
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro
Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran -
pengeluaran tunai . Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang
ada . Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu
meminta dana ke bagian keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana . Karena
umumnya , perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk
berbagai kepentingan .
Berikut merupakan alasan dibentuknya kas kecil , yaitu:
a.
Efektif dan efisien Jika
perusahaan membuat satu lembar cek untuk setiap pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil , akan banyak sekali lembaran cek yang digunakan . Hal tersebut
merupakan pemborosan dan sebaiknya dihindari .
b.
Pengendalian intern Kas merupakan
harta perusahaan yang sangat mudah untuk dipindah tangankan dan sulit
dibuktikan kepemilikannya . Hal tersebut memungkinkan terjadinya penyelewengan
dan penyimpangan dalam penggunaannya . Oleh karena itu , dana kas haruslah
dikelola oleh orang yang sudah dipercaya dan kompeten
c.
Membantu kasir umum dalam
mengelola pegeluaran biaya yang relatif kecil dan sifatnya rutin .
Adapun beberapa tujuan dibentuknya kas kecil , di antaranya .
1)
Menangani masalah
perlengkapan / perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor .
2)
Menghindari cara pembayaran
yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil dan mendadak .
3)
Meringankan beban staf
karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga
termasuk kepada relasi bisnis pimpinan .
4)
Mempercepat aktivitas
atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana
sebelumnya .